FRÖBEL Gruppe

Alles in einem?

Das fragte sich einer der größten überregionalen Betreiber von Kindertagesstätten- und Horteinrichtungen - die FRÖBEL Gruppe, die in neun Bundesländern rund 12.000 Kinder betreut, dies in über 130 Einrichtungen und mit einer Beschäftigtenzahl von über 2.400 Mitarbeiter*innen. FRÖBEL konzipierte mit uns ein Extranet, das den Anforderungen entspricht. Eine Herausforderung:

Usabiltiy und Design

Da die technische Affinität der Mitarbeiter*innen sehr unterschiedlich ist, galt es sicherzustellen, dass auch wenig geübte Internet-User das Extranet bedienen können. Um auf zentrale Bedienelemente schnell aufmerksam zu werden, wurde ein großflächiges, sehr übersichtliches und reduziertes Design gewählt. Laden die User im Extranet ein Dokument hoch oder erstellen eine News, werden sie zudem Schritt für Schritt angeleitet. Viele Abläufe werden durch Wizard-Funktionen vereinfacht.

Dokumente, Bilder, Termine

Dokumente und Bilder wurden den einzelnen FRÖBEL-Einrichtungen früher periodisch zugänglich gemacht. Das Extranet vereinfacht jetzt die dezentrale Nutzung und Pflege der Dokumente, denn veränderte und neue Dokumente werden den Usern mit Upload ins Extranet „in time" zugänglich gemacht. Die Dokumente sind getaggt und so über die Suchfunktion schnell auffindbar.
Ebenso können Bilder und Termine durch alle Extranet-User hinterlegt und nach Kategorien und Regionen gefiltert werden. Technisch herausfordernd war dieses Modul zur Dokumenten-Ablage insofern, als dass die Rechtevergabe auf Dokument-Ebene und nicht, wie in TYPO3 vorgesehen, auf Seitenebene erfolgte.

News

Das Extranet dient zudem als Nachrichtensystem. Jeder User bekommt nach erfolgtem Login userspezifische News, Termine und Meldungen auf der Website angezeigt und kann selber News einstellen, die je nach Gruppenzuweisung eine unterschiedliche Reichweite im Extranet haben. Mitarbeiter*innnen der Verwaltung erreichen so andere News und Termine als Leiter*innen von Kita-Einrichtungen.

Rechte-& Rollensystem

Die Mitarbeiter*innen von FRÖBEL sind in sehr unterschiedlichen Bereichen, Funktionen und Regionen tätig, sodass es nötig war, ein äußerst komplexes Rollen- und Rechtemodell strukturell zu entwickeln und technisch zu implementieren.

TYPO3

Das Extranet haben wir auf Basis des CMS TYPO3 erstellt, wobei administrative Mitarbeiter*innen nach erfolgter Schulung, die auf Grundlage des Multiplikatoren-Prinzips stattfindet, in der Lage sind, selbstständig Inhalte zu erstellen und zu bearbeiten, Dokumente hochzuladen und zu verwalten sowie Rechte zu vergeben. Für die Rechtevergabe wie auch die Dokumentenablage und -verwaltung wurden von uns eigene Extensions auf Basis von TYPO3-Extbase konzipiert und umgesetzt.

Ereignismelder

Kindertageseinrichtungen sind inzwischen gesetzlich dazu verpflichtet, sogenannte „Ereignismeldungen" (Meldungen zum Kindeswohl) zu dokumentieren. Mit dem Ereignismelder haben wir ein Tool entwickelt, über das den zuständigen, geschulten FachmitarbeiterInnen unterschiedliche Vorfälle und Hinweise online gemeldet werden können. Das Tool dient gleichzeitig der Dokumentation der Meldungen.

Schulung, Handbuch, Online-Hilfe

Ein auf Grundlage des Multiplikatoren-Prinzips basierendes Schulungskonzept wird durch ein mehrstufiges Handbuch sowie eine ausführliche Online-Hilfe ergänzt. Zur niedrigschwelligen Unterstützung bei der Arbeit in konkreten Arbeitsschritten gibt es eine Soforthilfe direkt auf der Webseite: Diese öffnet inhaltsbezogene Info-Wolken, die die verschiedenen Elemente und Funktionen der jeweiligen Seite kurz erläutern.

Service & Support

Im Rahmen eines SLA-Vertrages helfen wir FRÖBEL bei Fragen und Problemen auch weiterhin direkt und unterstützen bei der mehrstufigen, unternehmensweiten Etablierung des Extranets. Perspektivisch gibt es Überlegungen, das Extranet unter anderem um ein schwarzes Brett und ein Seminar- und Fortbildungs-Modul zu erweitern.