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Dokumente und Infos: zentral gelagert, dezentral erstellt

Ein Extranet erleichtert FRÖBEL die Bereitstellung von Dokumenten und News

Eine Vollmacht zur Abholung des Kindes, die Bastelanleitung für eine Laterne, das Formular zur Reisekostenabrechnung für die Weiterbildung oder der Personalfragebogen: Wie können solche Dokumente und News nicht nur zentral bereitgestellt und verwaltet, sondern auch bundesweit durch die Belegschaft mitgestaltet werden?

Das fragte sich einer der größten überregionalen Betreiber von Kindestagesstätten- und Horteinrichtungen - die FRÖBEL-Gruppe, die in neun Bundesländern rund 12.000 Kinder betreut, dies in über 130 Einrichtungen und mit einer Beschäftigtenzahl von über 2.400 MitarbeiterInnen. FRÖBEL konzipierte mit uns ein Extranet, dass den Anforderungen entspricht. Eine Herausforderung:

…Usabiltiy und Design: Da die technische Affinität der MitarbeiterInnen sehr unterschiedlich ist, galt es sicher zustellen, dass auch wenig geübte Internet-User das Extranet bedienen können. Um auf zentrale Bedienelemente schnell aufmerksam zu werden, wurde ein großflächiges, sehr übersichtliches und reduziertes Design gewählt. Laden die User im Extranet ein Dokument hoch oder erstellen eine News, werden sie zudem Schritt für Schritt angeleitet. Viele Abläufe werden durch Wizard-Funktionen vereinfacht.

...Dokumente, Bilder, Termine: Dokumente und Bilder wurden den einzelnen FRÖBEL-Einrichtungen früher periodisch zugänglich gemacht. Das Extranet vereinfacht jetzt die dezentrale Nutzung und Pflege der Dokumente, denn veränderte und neue Dokumente werden den Usern mit Upload ins Extranet "in time" zugänglich gemacht. Die Dokumente sind getaggt und so über die Suchfunktion schnell auffindbar.
Ebenso können Bilder und Termine durch alle Extranet-User hinterlegt und nach Kategorien und Regionen gefiltert werden. Technisch herausfordernd war dieses Modul zur Dokumenten-Ablage insofern, als dass die Rechtevergabe auf Dokument-Ebene und nicht wie in TYPO3 vorgesehen auf Seitenebene erfolgt.

...News: Das Extranet dient zudem als Nachrichtensystem. Jeder User erhält nach erfolgtem Login userspezifische News, Termine und Meldungen auf der Website angezeigt und kann selber News einstellen, die je nach Gruppenzuweisung eine unterschiedliche Reichweite im Extranet haben. MitarbeiterInnnen der Verwaltung erreichen so andere News und Termine als LeiterInnen von Kita-Einrichtungen.

...Rechte-& Rollensystem: Die MitarbeiterInnen von FRÖBEL sind in sehr unterschiedlichen Bereichen, Funktionen und Regionen tätig, sodass es nötig gewesen ist, ein äußerst komplexes Rollen- und Rechtemodell strukturell zu entwickeln und technisch zu implementieren.

...TYPO3: Das Extranet haben wir auf Basis des CMS TYPO3 erstellt, wobei administrative MitarbeiterInnen nach erfolgter Schulung, die auf Grundlage des Multiplikatoren-Prinzips stattfindet, in der Lage sind, selbstständig Inhalte zu erstellen und zu bearbeiten, Dokumente hochzuladen und zu verwalten sowie Rechte zu vergeben. Für die Rechtevergabe wie auch die Dokumentenablage und -verwaltung wurden von uns eigene Extensions auf Basis von TYPO3-Extbase konzipiert und umgesetzt.

...Ereignismelder: Kindertageseinrichtungen sind inzwischen gesetzlich dazu verpflichtet, sogenannte "Ereignismeldungen" (Meldungen zum Kindeswohl) zu dokumentieren. Mit dem Ereignismelder haben wir ein Tool entwickelt, über das unterschiedliche Vorfälle und Hinweise den zuständigen, geschulten FachmitarbeiterInnen online gemeldet werden können. Das Tool dient gleichzeitig der Dokumentation der Meldungen.

...Schulung, Handbuch, Online-Hilfe: Ein auf Grundlage des Multiplikatoren-Prinzips basierendes Schulungskonzept wird durch ein mehrstufiges Handbuch sowie eine ausführliche Online-Hilfe ergänzt. Zur niedrigschwelligen Unterstützung bei der Arbeit in konkreten Arbeitsschritten gibt es ein "Soforthilfe" direkt auf der Webseite: Diese öffnet inhaltsbezogene Info-Wolken, die die verschiedenen Elemente und Funktionen der jeweiligen Seite kurz erläutern.

...Service & Support: Im Rahmen eines SLA-Vertrages helfen wir FRÖBEL bei Fragen und Problemen auch weiterhin direkt und unterstützen bei der mehrstufigen, unternehmensweiten Etablierung des Extranets. Perspektivisch gibt es Überlegungen, das Extranet um u.a. ein schwarzes Brett sowie ein Seminar- und Fortbildungs-Modul zu erweitern.

Kunde
FRÖBEL
Leistungen
Konzept und Gestaltung, Frontend- und Backend-Programmierung
Extranet
-
Launch
März 2014
Dokumentenablage mit dem Extranet

Vom Bastelbogen bis zur Vollmacht stets aktuell: Mit dem Extranet lassen sich die anfallenden Dokumente einfach und übersichtlich in Kategorien gegliedert verwalten

Newsausspielung im Extranet

News werden - abhängig von der Gruppenzugehörigkeit des Users - individualisiert ausgespielt

Dokumenten-Upload

Schritt für Schritt werden die teils technisch ungeübten User durch die Prozesse geleitet. Hier im Bild: Der Upload von Dokumenten

Kontaktbuch

Im Kontaktbuch lassen sich Personen nach Organisation, Person, Region und Funktion filtern und so schnell auffinden. Änderungen im Datenbestand können jetzt auch dezentral vorgenommen werden, sodass die Daten stets aktuell sind

Materialbestellung im Online-Shop

Materialbestellung über den Online-Shop: einfach und schnell

Bestellvorgang

Ein klares, reduziertes Design mit großen Icons ermöglicht auch ungeübten Usern eine intuitive Bedienung

Bildergalerien

Im Extranet werden Fotos von Einrichtungen und Veranstaltungen in Bildergalerien organisiert

Icons

Eine klare Iconographie - die Farben der Icons korrespondieren mit der Farbgestaltung der Dokumentkategorien